Cloud ERP vs On-premise ERP: Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp năm 2025?

Trong thời đại chuyển đổi số, việc lựa chọn mô hình triển khai ERP phù hợp đang trở thành quyết định quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hai mô hình chính hiện tại là Cloud ERP (ERP đám mây) và On-premise ERP (ERP tại chỗ), mỗi mô hình đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Đặc biệt, Cloud ERP đang ngày càng được ưa chuộng nhờ tính linh hoạt và hiệu quả chi phí vượt trội.

Bài viết này Namtech sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai mô hình để đưa ra lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

I. Tổng quan về 2 mô hình triển khai ERP

1. ERP On-premise (ERP tại chỗ) 

ERP On-premise là mô hình triển khai truyền thống, trong đó toàn bộ hệ thống ERP được cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Với mô hình này, doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn phần mềm, máy chủ và toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu của chính họ.

Đặc điểm nổi bật của ERP On-premise bao gồm:

• Khả năng tùy chỉnh cao
• Quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và hệ thống
• Tính bảo mật cao vì dữ liệu nằm trong môi trường nội bộ

Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn về cơ sở hạ tầng, nhân lực IT chuyên môn và chi phí bảo trì thường xuyên.

2. Cloud ERP (ERP đám mây) 

Cloud ERP, hay còn gọi là ERP online, là mô hình triển khai hiện đại trong đó hệ thống ERP được cung cấp như một dịch vụ trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng mà chỉ cần truy cập hệ thống thông qua internet và thanh toán theo mô hình thuê bao.

Cloud ERP mang lại nhiều lợi ích vượt trội như: 

• Khả năng truy cập từ xa
• Khả năng tự động cập nhật
• Khả năng mở rộng linh hoạt
• Chi phí đầu tư thấp

Mô hình Cloud ERP này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như những tổ chức muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không phải lo lắng về quản lý hạ tầng IT. 

3. Bảng so sánh tổng quan

Đọc thêm: Top 10 phần mềm ERP hiệu quả nhất hiện nay 

II. So sánh chi tiết Cloud ERP vs On-premise ERP

1. Chi phí đầu tư và vận hành

Về mặt chi phí, Cloud ERP có lợi thế rõ rệt với chi phí đầu tư ban đầu thấp, chỉ cần thanh toán phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán và quản lý ngân sách, đặc biệt phù hợp với các công ty có nguồn vốn hạn chế.

Ngược lại, On-premise ERP đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn bao gồm chi phí mua license phần mềm, máy chủ, thiết bị mạng, và chi phí triển khai. Tuy nhiên, về lâu dài, nếu sử dụng trong thời gian dài (trên 5-7 năm), ERP On-premise có thể có tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp hơn.

Đối với ERP open source, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí license, nhưng vẫn cần đầu tư vào hạ tầng và nhân lực phát triển và tùy chỉnh hệ thống.

2. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Cloud ERP vượt trội về tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng giảm số lượng người dùng, thêm module mới hoặc mở rộng dung lượng lưu trữ chỉ bằng vài cú click. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh hoặc có tính chất mùa vụ.

On-premise ERP có khả năng tùy chỉnh cao hơn, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo đúng quy trình nghiệp vụ đặc thù. Tuy nhiên, việc mở rộng hệ thống đòi hỏi đầu tư thêm về phần cứng và có thể gây gián đoạn hoạt động.

3. Bảo mật và tuân thủ

Bảo mật là mối quan tâm hàng đầu khi lựa chọn mô hình ERP. Với On-premise ERP, doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và có thể áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp với yêu cầu cụ thể của ngành nghề.

Trong khi đó, Cloud ERP đã có những tiến bộ đáng kể về bảo mật. Các nhà cung cấp cloud lớn thường đầu tư mạnh vào bảo mật và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001, SOC 2. Tuy nhiên, việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba vẫn là mối quan ngại của một số doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành có yêu cầu bảo mật cao như ngân hàng, y tế.

4. Hiệu suất và độ tin cậy

Hiệu suất của On-premise ERP phụ thuộc vào chất lượng hạ tầng nội bộ. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất theo nhu cầu cụ thể, nhưng cũng phải chịu trách nhiệm về mọi sự cố kỹ thuật. 

Cloud ERP thường có hiệu suất ổn định nhờ vào hạ tầng mạnh mẽ của nhà cung cấp cloud và khả năng tự động cân bằng tải. Các nhà cung cấp cloud uy tín thường cam kết về thời gian hoạt động (uptime) lên đến 99.9%, cao hơn nhiều so với khả năng doanh nghiệp tự duy trì.

5. Quản lý và bảo trì

Quản lý và bảo trì là điểm mạnh rõ rệt của Cloud ERP. Nhà cung cấp cloud chịu trách nhiệm về việc cập nhật phần mềm, vá lỗi bảo mật, sao lưu dữ liệu và duy trì hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật với các tính năng và bản vá mới nhất.

Với On-premise ERP, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động bảo trì, từ cập nhật phần mềm đến quản lý máy chủ. Điều này đòi hỏi một đội ngũ IT có chuyên môn cao và có thể gây ra chi phí vận hành đáng kể.

III. Xu hướng và dự đoán tương lai

ERP đám mây (Cloud ERP) được dự đoán sẽ tiếp tục là xu hướng chủ đạo trong năm 2025, nhờ vào tính linh hoạt, khả năng mở rộng, chi phí triển khai ban đầu thấp và dễ dàng cập nhật:

• Tích hợp AI và Machine Learning vào Cloud ERP để cung cấp insights thông minh và tự động hóa quy trình. Sự phát triển của Edge Computing giúp cải thiện hiệu suất cho các ứng dụng Cloud ERP. 
• Hybrid ERP – mô hình kết hợp giữa cloud và on-premise – đang trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lớn.
• ERP opensource cũng đang ngày càng được quan tâm, đặc biệt là trong bối cảnh doanh nghiệp muốn tránh phụ thuộc vào nhà cung cấp và có quyền kiểm soát cao hơn về công nghệ.

IV. Câu hỏi thường gặp về Cloud ERP và ERP On-premise (FAQs)

1. Cloud ERP có an toàn không? 

Cloud ERP hiện đại có mức độ bảo mật cao với các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001, mã hóa dữ liệu end-to-end và sao lưu tự động. Nhiều nhà cung cấp cloud đầu tư bảo mật mạnh hơn so với khả năng của doanh nghiệp tự duy trì.

2. Chi phí Cloud ERP như thế nào so với On-premise?

Cloud ERP có chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn (chỉ cần thanh toán các phí hàng tháng) nhưng chi phí tích lũy theo thời gian. On-premise có chi phí đầu tư cao nhưng có thể rẻ hơn nếu sử dụng trên 5-7 năm.

3. Doanh nghiệp nào nên chọn Cloud ERP?

Cloud ERP phù hợp với SME, startup, doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, hoặc các công ty muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không muốn đầu tư vào hạ tầng IT.

4. On-premise ERP có bị lỗi thời không?

Không. On-premise ERP vẫn phù hợp với doanh nghiệp lớn, ngành nghề có yêu cầu bảo mật cao (ngân hàng, y tế), hoặc những công ty cần tùy chỉnh sâu theo quy trình đặc thù.

5. ERP open source có đáng cân nhắc không?

ERP open source phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ IT mạnh, muốn tiết kiệm chi phí license và cần quyền kiểm soát cao. Tuy nhiên, cần đầu tư nhiều vào phát triển và bảo trì.

6. Có thể chuyển từ On-premise sang Cloud ERP không?

Có, nhưng cần lập kế hoạch migration cẩn thận. Quá trình chuyển đổi tùy theo độ phức tạp và quy mô dữ liệu.

7. Hybrid ERP là gì và khi nào nên sử dụng?

Hybrid ERP kết hợp cả cloud và on-premise, cho phép giữ dữ liệu cốt lõi trong hệ thống nội bộ trong khi tận dụng tính linh hoạt của cloud cho các chức năng khác. Phù hợp với doanh nghiệp lớn có yêu cầu phức tạp. 

V. Kết luận

Lựa chọn giữa Cloud ERP và On-premise ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố cụ thể của từng doanh nghiệp. 

Cloud ERP phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, hoặc những tổ chức ưu tiên tính linh hoạt, chi phí thấp và khả năng mở rộng nhanh. Ngược lại, On-premise ERP vẫn là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia, hoặc những ngành nghề có yêu cầu bảo mật và tuân thủ nghiêm ngặt. 

Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu hiện tại và tương lai, nguồn lực có sẵn, và chiến lược phát triển dài hạn để đưa ra quyết định đúng đắn. Trong nhiều trường hợp, mô hình hybrid kết hợp cả hai phương pháp có thể là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tận dụng được ưu điểm của cả hai mô hình triển khai.

Bạn chưa biết nên chọn giải pháp ERP nào cho doanh nghiệp của mình?